Cara Membuat Surat Pengunduran Diri ~ Seperti apa tata cara membuat surat pengunduran diri dari pekerjaan atau perusahaan yang baik dan benar?
BisnisHandal.com, Ada banyak alasan mengapa seorang karyawan memutuskan untuk resign atau mengundurkan diri dari pekerjaannya. Bisa jadi karena tidak betah, ingin mencari tantangan baru di tempat lain, membuka usaha sendiri, dan sebagainya.
Memang benar tidak ada salahnya mengundurkan diri ketika sudah merasa tidak ingin lagi bekerja di tempat tersebut. Akan tetapi, sebagai karyawan yang baik, anda juga harus mengundurkan diri secara baik-baik.
Sangat tidak bijak apabila ada karyawan yang memutuskan berhenti bekerja dan langsung tidak ke kantor tanpa pemberitahuan atau mengirimkan surat pengunduran diri.
Hal tidak etis tersebut tidak hanya berdampak pada perusahaan, tetapi juga membuat nama karyawan yang mengundurkan diri tersebut jadi tidak baik.
Baca: Cara Perhitungan Pesangon Pensiun atau PHK Terbaru UU Cipta Kerja
Tata Cara Mengundurkan Diri dari Pekerjaan
Berikut ini adalah beberapa tata cara yang sebaiknya dilakukan oleh seorang karyawan sebelum mengundurkan diri dari pekerjaannya.
1. Jangan Mendadak
Salah satu etika yang wajib dimiliki oleh setiap karyawan adalah jangan mengundurkan diri secara mendadak.
Pengunduran diri secara mendadak akan sangat merugikan perusahaan yang telah mempekerjakan anda selama ini.
Biar bagaimanapun, selama ini perusahaan telah memberi gaji kepada anda untuk memenuhi kebutuhan hidup anda. Jadi hargailah mereka dengan tidak berhenti kerja secara mendadak.
Minimal berikan waktu satu bulan kepada perusahaan untuk mencari pengganti anda dan melatih pengganti tersebut agar siap bekerja.
2. Tetap Bekerja Dengan Baik dan Profesional
Setiap karyawan tentulah datang bekerja dengan baik-baik. Oleh karena itu, mereka juga wajib meninggalkan kesan yang terbaik sebelum meninggalkan perusahaan tempatnya bekerja.
Oleh karena itu, alangkah baiknya jika selama proses pengunduran diri tersebut, anda tetap bekerja dengan sebaik-baiknya dan menunjukkan sikap yang profesional.
Meskipun anda sudah pasti diterima bekerja oleh perusahaan yang baru atau merintis karir yang lain, tidak ada salahnya untuk tetap menjaga hubungan baik dengan atasan dan rekan-rekan kerja.
3. Mengembalikan Barang-Barang Inventaris Kantor
Setiap karyawan yang mengundurkan diri atau resign dari pekerjaannya wajib mengembalikan barang-barang inventaris kantor yang ia pakai selama bekerja.
Barang-barang inventaris kantor ini ada banyak dan beragam sesuai dengan pekerjaan dan posisi karyawan tersebut. Mulai dari mobil, sepeda motor, laptop, atau kunci tempat tinggal (mess).
Jadi setelah anda tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut, anda tidak lagi memiliki beban yang harus diselesaikan.
4. Membuat Surat Pengunduran Diri
Anda yang akan resign dari pekerjaan sebaiknya membuat surat pengunduran diri untuk menyampaikan maksud dan tujuan tersebut.
Surat pengunduran diri ini bisa adalah cara tersopan dari pengunduran diri seorang karyawan. Oleh karena itu isi surat juga harus menggunakan kata-kata yang sopan dan maksud yang jelas.
Alternatif lain, jika tingan ingin dengan tertulis, anda juga bisa menyampaikan perihal pengunduran diri ini langsung dengan menghadap atasan.
Cara Membuat Surat Pengunduran Diri
Sebetulnya cara membuat surat pengunduran diri bekerja ini sama dengan surat-surat formal biasa. Misalnya surat lamaran kerja atau surat lainnya.
Format suratnya juga hampir sama dengan surat-surat resmi pada umumnya. Jangan lupa juga untuk menggunakan kata atau kalimat yang baku dan sopan.
Berikut ini adalah beberapa tata cara atau panduan dalam membuat surat pengunduran diri kerja.
1. Menggunakan Format Resmi dan Tata Bahasa yang Baku
Tata cara pertama dalam membuat surat pengunduran diri kerja adalah menggunakan format seperti surat resmi lainnya. Dalam format surat resmi, surat pengunduran diri kerja harus ada tempat dan tanggal surat dibuat, tujuan, isi surat, dan penutup surat.
Tata bahasa yang digunakan dalam setiap kalimat dalam surat juga harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
Jadi hindari penggunaan kata yang tidak baku, seperti bikin, ok, gue, rp, rt, dan lain-lain.
2. Pilihan Kata yang Sopan dan Tidak Menyinggung Perusahaan
Meskipun dalam bekerja, anda mungkin saja merasa tidak nyaman karena beberapa hal. Tetapi alangkah baiknya jika anda tidak “curhat” dan membeberkan ketidakpuasan anda terhadap perusahaan dalam surat pengunduran diri anda.
Tidak hanya berpotensi menyinggung perusahaan, surat lamaran yang tidak menggunakan kata-kata yang sopan atau menunjukkan kekesalan anda juga membuat anda dipandang buruk oleh perusahaan.
Bukan tidak mungkin antar satu perusahaan dengan perusahaan lain terjalin kerja sama. Jadi berita mengenai anda yang tidak sopan atau menyinggung perusahaan akan mudah terdengar oleh perusahaan lain.
3. Tujuan Pengunduran Diri yang Masuk Akal
Memuat tujuan pengunduran diri yang logis atau masuk akal adalah tata cara membuat surat pengunduran diri kerja berikutnya.
Dalam membuat tujuan pengunduran diri, haruslah menjelaskan dengan bahasa yang singkat, padat, dan jelas.
Anda tidak perlu bertele-tele yang malah akan membuat surat pengunduran diri anda menjadi panjang dan malas dibaca oleh orang lain.
Cukup jelaskan dengan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti oleh atasan anda. Misalnya anda ingin mencari tantangan baru dan membuka usaha sendiri.
4. Tidak Lupa Memasukkan Identitas Diri
Terkadang ada saja karyawan yang terlalu sibuk dengan format surat pengunduran diri hingga lupa memasukkan identitas diri sendiri.
Padahal seperti yang kita tahu, karyawan dalam perusahaan itu ada banyak orang, dan sebaiknya anda memasukkan identitas anda dalam surat resign anda.
Identitas diri yang baik dalam surat resign itu mencakup nama, alamat, jabatan, dan divisi kerja.
5. Ucapkan Terima Kasih dan Permohonan Maaf
Sebagai penutup dari tata cara membuat surat pengunduran diri dalam pekerjaan, anda bisa mencantumkan terima kasih dan kalimat permohonan maaf.
Ucapan terima kasih wajib anda masukkan karena anda sudah mendapatkan ilmu, pengalaman, dan income selama bekerja dalam perusahaan tersebut.
Permohonan maaf juga bisa menjadi kalimat penutup yang baik untuk menunjukkan bahwa anda adalah pribadi yang rendah hati dan berpikiran luas.
Anda bisa meminta maaf karena telah membuat kesalahan baik disengaja maupun tidak sengaja ketika bekerja di perusahaan tersebut. Atau mungkin ada beberapa tugas atau target yang belum terselesaikan selama anda bekerja.
Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja Sederhana
Berikut ini adalah contoh surat pengunduran diri kerja yang bisa anda aplikasikan jika hendak mengundurkan diri dalam pekerjaan anda.
Jakarta, 22 April 2021 Kepada: Yth. Bapak Steven Tanuwidjaja Internal Audit Manajer PT. Sukses Selamanya CC. Ibu Yolanda Wulandari Human Resources Manajer PT. Sukses Selamanya Perihal: Pengunduran Diri Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Satria Wardana NIK : 3445686747 Jabatan : Internal Audit Staff Alamat : Jalan Bintang Timur No. 17 Jakarta Timur Mengajukan permohonan diri saya sebagai karyawan PT. Sukses selamanya terhitung mulai tanggal 1 Juni 2021. Permohonan pengunduran ini saya buat karena alasan kesehatan yang tidak memungkinkan bagi saya untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan. Saya ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas semua bimbingan, pengalaman, dan ilmu yang telah saya dapat selama bekerja di perusahaan ini. Kiranya Bapak/Ibu bisa menerima permohonan maaf saya apabila selama bekerja telah melakukan kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Semoga silahturami kita tetap terjalin dengan baik dan PT. Sukses Selamanya akan semakin maju di masa mendatang. Hormat saya, Satria Wardana
Baca: 7 Cara Interview Kerja yang Baik Agar Mudah Diterima Kerja Bagi Pemula
Surat pengunduran diri ini bisa dikirimkan dalam bentuk softcopy ke alamat email atasan. Atau anda bisa juga mengirimnya lewat pos, menitipkannya lewat security atau office boy.
Semoga surat resign tersebut bisa membantu dan memberikan gambaran untuk anda yang ingin mengundurkan diri dalam bekerja. [BH/CS]